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“私车公用”是否都必须签订租车协议?

如果单位没有公务车,意思就是公司的资产上没有车辆。
那么公司要使用车辆怎么办?租一个车(这个车可以是员工的车,也可以是租车行的),或者让员工自己开车去办企业的公事。
向外单位租车行租车这个不讨论,按照正常经济行为办理就行了,领导提出的私车公用指企业使用员工车辆办公事。比如:
1.员工有个车辆,单位租用了供单位办事人员使用,期间员工对车辆没有支配权。
2.员工自己的车平时都是自己使用,平时为单位市内办事,市外短途出差开了自己的车,下班就开回家了。
把员工的车租用这个不是很现实,员工的车都是自己要上下班使用的,一般也没谁愿意把车租给公司,公司要租车还不如直接在出租车行租用,这样不管是发票提供,还是车辆的风险相关管理相对租用职工的车辆都要好操作一些。
公司所提出的私车公用制度,其实主要指的上述第2种情况,员工办公事,没有公车使用,自己开自己的车辆,然后对其使用规则的一个规定。
明确了一个范围,开始深入分析了
A:以交通补贴的方式处理
按照级别给不同级别的人发放不同金额的车辆补贴,当然这部分补贴就是工资薪金的组成部分,同意级别的人每个月补贴金额是一致的,那么有了这个津贴,你平时办事这些就不再单独报销任何费用。
这是一个好办法,一方面不需要发票报销{当然也有采取发票报销方式领取补贴},但不管你是现金方式还是报销方式向职工支付的收入,均应该试为个人取得公务车补贴收入,按照工资薪金计算缴纳个人所得税。
“私车公用”是否都必须签订租车协议?(图1)
所以,如果采用这种方式,建议不用让员工提供发票,不管从财会2009 242号文的规定还是个税的规定,这种形式都要计入工资总额并交纳个人所得税。
另一方面,标准固定,方便核算和管理。单位人人有份,统一发放的补贴计入工资计税也没有税务风险。但是这里面有个问题,就是有失公平。
补贴发放只考虑的级别差异,但是同一级别的人由于工作性质不一样,出门办事的频率肯定不一样,有些人可能一个月也难得出门一次,而有些人可能天天跑,这种公平性就有欠缺。
比如同样财务部,A同事之前跑税的岗位每个月要自己开车去N次税务局,现在费用报销岗一个月每一次外出,但是级别一样,补助一样,这显然不公平?、为了公平合理,按照工作性质也额外加了一个岗位外补贴{特殊岗位多发点}未平衡这种差异,这样做的话就更合理了。
但是,你考虑的再周全也有临时额外任务的发生,固定的补贴永远考虑不到临时任务。
这种情况下,也好办,那就是单位在每个月度薪酬考核时候,可以加入出车单制度,员工对自己额外的非岗位本职工作的临时出车事项以及里程【这个需要公司以制度方式定下来,主要要包括里程的补贴金额】以填写出车单方式提出补贴申请。
经过审核【这个审核流程就看公司具体的管理要求】后增加到每个月工资里面。这点有点类似加班费,多加班了就多报点。
好了,以上就是一种做法,采取车辆补贴方式来处理。
这种处理方式的优点:
核算简单,可以不需要发票直接发放,标准统一,企业容易计算和管理。
这种处理方式的缺点:
全部计入员工个人工资,对于用车多的人来说,个人所得税负担重,形成我出去办事多,我申请的补贴就多,补贴的金额如果在刚好能弥补了我的车辆费用外就没什么盈余了的话,我拿的多反而我的个人所得税扣多,最后算下来我还是亏了,干的多拿的少的现象又出现了。这比较要命!
B:建立报销制度据实报销方式
好了,我们再来看私车公用的其他处理方式,很多单位不想把这个当成一个人都按标准享有的补贴来发,他们觉得,我员工自己开车为公司办事,事项合情合理,发生的费用就应该据实报销。
而且,这和我们日常的出差的费用一样,不应该属于员工为单位或者雇主提供取得工资的服务,不应该缴纳个人所得税。
这个说法,没毛病!该不该!该!
为什么没有问题?很简单,«基本准则»第十六条规定企业应当按照交易或者事项的经济实质进行会计确认、计量和报告,不应仅以交易或者事项的法律形式为依据;第三十三条规定费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。
公司私车公用发生的费用完全是满足会计准则费用定义的要求,是企业日常活动中发生的与企业生产经营相关的费用,我按照经济实质进行会计确认,计量和报告,没有任何问题!如果你不入账反而不能反映企业真实业务,那才是隐匿费用,会计信息失真的表现。
那怎么做?
有«准则»,还得制定报销凭证制度。《准则》是个方向,具体企业管理中还得在准则的框架下建立符合企业经营管理的财务报销制度,这样大家都以统一的标准来进行报销核算,在业务真实性考察上才更符合内部控制和管理要求。
更重要的是在税务外部遵从上更合理,更能避免一些不必要的税务风险。
没有规矩就不成方圆,如果这个人报销是这个标准,其他人又是另一个标准,那对于费用真实性问题就存在漏洞,也会导致会计信息失真。
所以,建立制度是关键!
可以单独制度一个私车公用报销制度,也可以在公司差旅费报销制度下加入私车公用的规定。
制度其实主要规定报销和报销相关单据,当然私车公用涉及员工安全问题我觉得也很有必要规定一下【人力资源部门会考虑】。
报销流程和单据就是具体怎么做?填写那些单据,准备那些票据?
包括出差过程中的过路费、停车费等费用可以凭票填写报销单,【出差时间、出差地点、出差事由等】,出差完成后的出差总结报告,出差人员需要提供的报销表格式【包括实际出差天数、发生的实际费用等】
具体出差过程中的过路费、停车费等费用可以凭票据填写报销单,油费这块处理主要可以采用里程数来计算金额,比如制度里面规定主要的出差地点,一般长途出差公司不会允许自己开车的,都是省内出差,所以把省内主要的市州公里数以制度的方式固定下来,实际出差就按照制度规定的里程采取每公里定额报销多少钱的方式计算。
制度建立好了后呢?
制度建立好后,就按照制度执行,报销后费用可以直接计入差旅费。
涉税问题领导比较关心?
关键的涉税方面嘛,大家感觉更关心,其实我们会计首先还是要关心的准则对核算的要求,税务的东西也重要,但是不是做账的主导。
可能税法现在真的太严格了,所以大部分会计看问题很多时候都没从会计核算角度看问题,首先就是税法满足条件不,感觉就是只要税法允许,我就能报销,其实这根本就是两回事。
我们在日常核算中肯定是先考虑会计制度要求,税法的合规性要求我们也必须审视,报销制度如果和税法规定有差异,要么你就调整制度,要不你就进行纳税调整。
正常情况下,既满足核算要求,又不会税务风险,所以会计制度制定完后,我们就要看看税法上符合要求不,然后再反过来调整制度,让其满足税会双要求。
C:税务上怎么说?
1.税务上,关于发票,这种报销涉及发票有通行费发票、加油票、停车票。制度应该规定都凭票报销,这样避免做假行为,保证税务检查是对合理性的解释。
因为发票会佐证出差的真实性,发票上有出差的时间和地点显示。至于发票抬头,通行费发票基本是通用机打发票,没法打公司抬头,包括你公司自己的车辆也不可能打一个公司抬头,停车票定额发票为主更莫法打。加油票需要打印成公司抬头。
有人说业务真实就行,何必非要公司抬头,这个怎么说呢?公司抬头的发票也是业务真实的一方面佐证。
发票上其实也没有什么问题。
2.企业所得税扣除方面,企业所得税规定与企业生产经营相关的合理费用都可以扣除,怎么算合理?我按照制度约定报销的费用,有制度,有报销规范,就是真实合理,扣除方面完全没有任何问题,也经得起检查。
3.个人所得税方面,这些费用都是员工发生的与企业生产经营有关的费用,和任职取得工资的行为没有任何关系,性质等同于差旅费,我觉得完全不需要代扣个人所得税。
以实际发生的费用来报销也不属于国税函2006年245号文中规定的取得的补贴收入,这仅仅是个人因公出差实际发生费用的报销而已。
税务的有些规定其实主要是堵塞税收漏洞,比如这个私车公用的漏洞。
1.税务局主要担心的风险就是通过凭票报销的方式发放人人有份的补贴,把工资变相的以这种方式发放,来规避个人所得税。所以有了245号文的规定。
2.担心虚报费用的方式来增加公司经营成本,偷逃企业所得税,比如用量加油票来报销,都是虚假业务。所有需要审核你的业务真实合理性。
但是税务局决定不会以此来一刀切到企业正常经营活动的事项安排。
我们不能因为这个就觉得正常的经营业务制定制度报销就是不能操作的,都要扣个税才对。
只要我们制度健全,费用合理,出差业务证据充分,我们又不是变相发补贴,是不是违规乱报销,那这种操作方式就能获得税务的认可,而不是一言不合都不行。
D:总结
日常生活中,我们会遇到很多经济业务类型,书本上很多时候都没办法找到标准答案,特别是在现在这种经济社会,业务模式多种多样,新业务层出不穷,我们更要学会思考变通,不要以财务固有思维来卡死业务的发展,而是在业务的多元化下积极寻找财务的支持,尽量规避业务发展的风险。这也是管理会计的方向。提供决策支持。
对于私车公用这个话题,也不要一见到就说必须签协议开租赁发票,也要分情况,总之,要多思考,找到一个行之有限且不违反税法的做法,同时加强和税务的沟通,获得事前的共识!
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“私车公用”是否都必须签订租车协议?(图2)
说到这里,还怎么做出选择,我相信大家在心里应该都有了自己的想法了,那些想要选择代办公司注册的小伙伴,不妨可以考虑一下杭州财得安会计服务有限公司。
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租车协议下载“私车公用”是否都必须签订租车协议?(图3)


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